一、基本原则

（一）根据学校《关于进一步规范节庆、论坛、展会活动的通知》（广外校[2013]34号）、《关于公布2023年以学校名义举办的节庆、论坛、展会等活动目录的通知》（校长办〔2023〕1号）、《关于加强非涉外学术会议管理的通知》等文件要求，节庆、论坛、展会及非涉外学术会议等活动须获得相关职能部门审批后方可使用。

二、申请方法

请使用单位提前5个工作日在网上进行场地预约申请，以便能够安排技术人员到场技术保障。相关单位申请人（仅限教师账号）进入“智慧广外→线上办事大厅→教育技术中心→教育技术中心会务服务项目预约”进行场地的预约申请。

注：1、为避免资源浪费，请使用单位按照申请时间准时到场调试设备。讲座类活动一般需要半个小时调试（如：XX学院讲座申请时间为8:30-11:00，则请使用单位8:30准时到场与会场负责老师协调设备调试，一般可在半小时内调试完毕）；晚会类活动一般需要2小时调试；重要大型活动（如：毕业典礼等）请至少提前3周与教育技术中心媒体服务部联系。

2、若需要取消已在系统上提交了申请的活动，请发邮件到教育技术中心媒体服务部告知活动取消（白云山校区活动请发邮件到郭子儒老师邮箱，大学城校区活动请发邮件到黎刚老师邮箱）。

3、须临时举办的紧急重大活动，若错过网上申请时间，请与现代教育技术中心媒体服务部联系。（附件：临时紧急重大活动服务预约单）联系方式：

白云山校区：郭老师36207217（7217）

大学城校区：黎老师39328046（8046）

三、收费标准

根据校财组【2006】14号和广外大校纪【2006】39号文件，自2007年1月1日开始，广东外语外贸大学六教学术报告厅、B8学术报告厅实行有偿使用、有偿服务。详见下表：

四、注意事项

1、为确保使用安全，除校级重要活动（如：毕业典礼等）可悬挂国旗、校旗等以外，其他一般性活动不允许降杆悬挂任何物品。

2、会场内任何地方（观众席、舞台、过道、楼梯、大堂等）严禁使用明火、烟雾、泡泡机、无人机等相关设备设施。

3、为确保安全，控制室不允许大量人员滞留，仅允许1个调灯光、1个调音、1个总负责、1个操作PPT人员留在控制室内，其他无关人员请勿逗留在控制室内。

4、会场原则上不允许加接其它设备（如自带麦克风等）。若必须加接，会场老师不保证能整个活动过程能正常使用。

5、因存在设备不兼容的问题，电子乐器请自带音响，非电子乐器请用麦克风扩音。

6、为确保活动顺利进行，活动过程需要用到的设备（麦克风等）请于活动正式开始前与会场负责老师协调调试好，活动正式开始后原则上禁止增加任何设备。

7、使用单位请自备笔记本电脑（须有标准HDMI接口），若需播音须有3.5mm耳机接口。

8、活动结束后，拍照、清理场地必须15分钟内完成，15分钟后将关闭灯光、音响设备。相关人员尽快离开，不允许在会场无故逗留。

9、活动结束后请将无线麦克风交回控制室，并将电池卸下带离控制室。

10、大会堂空调请联系节能中心申请。

11、超过一定人数的大型活动请联系保卫处报备。

12、贵重物品请自行保管好。

13、禁止在会场内（包括舞台后化妆间）吃饭、喝饮料等

14、会场通道不允许摆放、张贴任何东西。安全撤离标志严禁张贴饰物遮挡。

15、中午12:00——13:30，下午17:00——18:30为工作人员用餐时间及会场灯光、音响设备散热时间，为了保障设备正常使用，此时段一般情况不提供服务。