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广外云盘操作指引

作者：钟伟森编辑：钟伟森发布时间：2026-03-01 浏览次数：

广外云盘是一款全新的内容管理和内容协作平台，以用户和内容为中心，为校园内的个人或团队，从登录访问到在线编辑、共享协作以及内容搜索提供便捷、安全、高效的使用体验。校内校外访问不受限，上传下载不限速，助力学校在云办公时代下，释放每一位成员的生产力。

（2）哪些用户可以使用广外云盘？

广外云盘对本校的在职师生教职工用户提供服务，为每位教职工提供100G个人存储空间，为每位学生提供10G个人存储空间。师生使用统一身份认证账号及相应的密码登录广外云盘，暂不对学生提供服务。

（3）如何登录广外云盘？

1.电脑端

网页端：在浏览器地址栏输入https://pan.gdufs.edu.cn；或在“智慧广外”->“应用中心”中打开“广外云盘”。

电脑客户端：在网页端登录后，点击右上角“头像图标”后选择“下载客户端”，在弹出页面下载所需客户端的安装包进行安装。

首次安装客户端会弹出网络设置窗口，无需修改配置，点击【确定】即可。然后将跳转到智慧广外认证页面进行登录。

2.手机端

网页端：在“数智广外”微信小程序->“应用中心”中打开“广外云盘”；或在“数智广外”微信服务号->“智慧校园”->“数智广外”->“应用中心”中打开“广外云盘”。

手机客户端：苹果手机到AppStore，安卓手机到应用商城搜索“AnyShare”，进行应用安装，打开客户端时需在文档域地址中填入pan.gdufs.edu.cn，即可认证登录。

（4）部门文档库或团队云盘是什么？如何申请？

校内机构可申请广外云盘部门文档库或团队云盘用于开展教学、科研、管理服务等公务活动为目的的数据存储、同步、管理和分享等用途。“部门文档库或团队云盘”与“个人文档库”的主要区别在于：

1）“部门文档库或团队云盘”由部门或团队指定管理员管理，是部门或团队文件存储的公共空间，不占用个人云盘空间。

2）“部门文档库或团队云盘”可实现部门内或跨部门间相对固定人员群组的文件共享。

一个部门或团队原则上只能申请开通一个部门文档库或团队云盘，其名称主体应包含校内机构名称，例如：现代教育技术中心文档库。云盘部门文档库或团队云盘应当明确其用途、文档库容量配额要求和使用管理责任人。校内机构撤销、合并、更名或管理责任人变更时，应及时提出后续处理申请。

办理方式：在办事大厅流程“广外云盘申请”中办理。

（5）如何共享文件给他人？（该功能暂未启用）

共享给指定用户：在您需要共享文件给部门其他同事时可使用如下方式，选择需要共享的文件或文件夹后再选择【共享给指定用户】，输入对方名称或工号后配置共享权限即完成共享。

权限详解：

共享给任意用户：在您需要共享文件给学生或其他组织外部人员时，选择需要共享的文件或文件夹后再选择【共享给任意用户】，配置共享参数后创建链接，复制共享链接发送给对方，对方可使用浏览器访问此链接。

（6）如何向他人收集文件？

实名方式收集：广外云盘内置文档收集应用，可新建收集文档任务向校内用户收集文档材料，实名收集方便跟踪收集进度。例如收集工作总结、项目资料等。

创建收集任务后，需提交者会收到邮件通知。

向任意用户收集文件：在您需要向组织外部人员收集文件，例如向组织外部合作人员收集项目材料等时，可使用此方式完成收集。（该功能暂未启用）

1.在合适位置新建文件夹，用于存放收集到的文件。

2.选择此文件夹并选择【共享给任意用户】。

3.配置共享访问权限，设置“上传”权限，保存。

4.复制链接发送给对方，对方可通过浏览器访问共享链接上传文件。

（7）如何使用云盘向学生共享课件？

老师在云盘创建课件共享文件夹，通过“共享给任意用户”功能，生成共享链接或二维码，将链接或二维码发送给学生，或在上课时老师也可以把二维码投到屏幕让学生直接扫描，学生即可访问课件文件夹内的课件。

操作步骤：

（8）如何使用云盘向学生收集作业？

老师在客户端，创建作业文件夹，通过“共享给任意用户”功能，设置只能上传的权限并生成共享链接或二维码，将链接或二维码发送给学生，或在上课时老师也可以把二维码投到屏幕让学生直接扫描，学生即可访问作业文件夹并上传作业，同时学生只能上传不能查看或删除其他人的作业。

操作步骤：

1.新建本次收集作业文件夹，用于存放收集到作业。

2.选择此文件夹并选择【共享给任意用户】。

3.配置共享访问权限，设置“上传”权限，创建链接。

4.复制链接或二维码发给学生，学生可通过浏览器访问共享链接上传作业。

（9）如何通过全文检索快速找到我们想要的文档？

云盘全部客户端支持全文检索，以帮助您在海量的文件中快速定位到目标文件，支持全文检索的文件类型包括：TXT、DOC、PDF、EXCEL、PPT等。在客户端上方输入关键字后按回车，云盘将根据关键字搜索文件名及文件内容匹配相应文档文件。

（10）如何多人协作共同编辑文档？

如需要多人共同协作完成一个文档时，可使用云盘的“Office Online”功能完成多人在线编辑。Office Online在线编辑支持自动保存、实时查看对方编辑操作位置等。

在线编辑存在哪些限制？

1.在线编辑不支持打开调用宏的文件。

2.在线编辑不支持打开设置密码的文件（WPS）。

3.在线编辑不支持打开超过30MB Excel 文件。

4.在线编辑不支持打开xls、doc、ppt后缀 Office 文件，需要安装 Office 2007 以上版本后，另存为xlsx、docx、pptx文件。

5.在线编辑不支持打开使用了“工作簿共享”功能的 Excel 文件。

6.客户端打开文件后，若手动上文件锁，不支持多人同时在线编辑，需要取消锁定才可以多人同时编辑。

（11）如何使用电脑安装的程序操作云盘文件，如使用WPS编辑云盘文档？

对于要求编辑软件功能齐全的，可使用“本地打开”功能实现调用本地WPS之类软件打开云盘文件进行编辑，编辑完成后保存即可自动上传到云盘，中间无需手动上传下载文件，操作简洁。

注意：此功能需要安装电脑客户端；

文件锁说明：本地打开方式编辑为防止多个人有编辑权限时，出现同时编辑一个文档导致版本错乱问题，云盘提供文件锁功能在第一个人编辑文档时会自动锁定此文档，锁定后只有锁定者能编辑，他人只能查看文档，在第一个人关闭文档后会自动解锁。

（12）文件内容被误修改，如何还原到之前的版本？

云盘在您编辑修改文档时，默认5分钟内修改的内容会自动生成一个版本，保留最近的200个版本，如您发现误修改后可通过版本管理功能还原到指定版本。

（13）如何实时备份电脑本地文件到云盘？

可使用云盘客户端的同步功能实现电脑指定目录内容实时同步到云盘，实现备份或多端访问文件效果。同步机制为双向模式，本地修改文件后会自动同步到云盘，如在云盘做修改后也自动同步到本地；

注意：此功能需要安装电脑客户端；

（14）文件误删除了，怎么恢复？

广外云盘有二级回收站保护，在您想要恢复删除文件时，可登录客户端到【回收站】恢复，如您清空回收站后，六个月内可联系云盘管理员在系统回收站帮助恢复，超过期限将自动彻底清除。

（15）如何查看别人分享（共享）目录或文件？

在客户端下，点击屏幕左方的“共享文档库”，即可查看别人分享（共享）给您的目录或文件。

（16）如何查看自己分享给别人的目录或者文件？

在客户端下，点击屏幕左边的“共享管理”，可看到自己通过两种共享模式共享给别人的目录或文件。

（17）如何定义联系人组，提高共享文件效率？

在经常需要向固定一批人员共享文件时，可在云盘客户端新建联系人组，后续共享文件时可选择按联系人组方式共享，可有效减少重复工作，提高办公效率。

操作步骤：在客户端选择右上角头像-> 设置 -> 联系人。

（18）在发邮件时遇到附件太大，无法传输？

发邮件遇附件太大传不了？可把文件上传广外云盘，用【共享给任意用户】功能生成共享链接后粘贴到邮件里，对方点链接就能下载，轻松解决大文件传输问题。

（19）如何在云盘把world、ppt等办公文档转换为PDF格式？

在客户端，只需点击【应用】再选择【文档格式转换】，就能批量处理文件：支持从云盘选已存文档，或添本地文件，统一转成 PDF/OFD 格式，转换后可灵活存到云盘，方便后续使用，也能直接导出到本地电脑，操作简单又高效。

（20）如何在云盘中在线解压缩文件？

广外云盘支持在线解压缩云盘里的zip、rar、7z、tar、tar.gz 等压缩格式文件，并支持提取里面部分文件，这一功能极大地提升了文件处理效率，为师生们省去了繁琐的下载解压流程。以往，若要获取压缩包内的文件，往往需要先将整个压缩包下载至本地，再借助本地安装的解压软件进行解压操作，过程较为耗时。而现在，通过广外云盘的在线解压功能，一切变得轻松简便。

（21）云盘支持多媒体文件支持说明

支持在线播放或预览多种格式的多媒体文件，涵盖了常见的音频、视频和图片格式。在音频方面，MP3、WAV 等格式均可直接在线播放。视频格式的支持更为全面，像 .flv、.wmv、.mkv、.mov、.mp4、.mpg、. avi 等常见格式，甚至一些较为小众的格式，都能在广外云盘实现流畅在线预览。这意味着，那些体积大的视频文件，再也不需要漫长的下载等待，无论是教学视频、会议录像，还是个人收藏的影片，只需点击即可在线观看，节省了大量的时间与本地存储空间。在图片格式上，JPG、PNG、GIF、BMP 等常见格式自然不在话下，无论是高清照片还是创意图片，都能清晰预览，为用户带来便捷的文件查看体验。

（22）支持在云盘内在线绘制各种流程图

为方便教师制作教学课件，广外云盘直接内置了 drawio 流程图功能 —— 无需额外下载安装软件，打开云盘就能直接创建、编辑，各类图形、连接线等工具齐全，教师可轻松绘制实验步骤流程图以清晰展示操作流程；做好后还能直接存到云盘，既便于后续办公梳理，也方便分享协作。

（23）如何判断同步盘客户端的文件是本地文件与云端文件？

文件/文件夹图标的左下角显示“绿色对勾”

表示文件/文件夹已缓存到本地。

文件/文件夹图标的左下角显示“小白云”

表示文件/文件夹只保存在云端，未缓存到本地。

（24）为什么文件会出现锁的标志？

云盘提供文件锁机制，包括“手动为文件加解锁”和“自动加解锁”功能，用户可自主控制文件锁定情况，解决协作编辑时可能会出现的因文件版本覆盖导致内容数据丢失的问题。

1. 手动加解锁

【锁定】对文件具有修改权限的用户可执行锁定操作，先选中文件，点击文档信息栏的【锁定】按钮，对文件加锁。按钮状态更新代表锁定成功，此时其他人将以只读状态打开此文件，不允许修改该文件，且有文件被锁定的提示。

【抢锁】文件的所有者可执行抢锁操作，即当其他有编辑权限的用户锁定该文件时，文件所有者可以点击文档信息栏的【抢锁】按钮进行抢锁。按钮状态更新代表抢锁成功，文件属性信息中的锁定者会立即更新。

【取消锁定】在编辑完成后，如果不再需要此文件是锁定状态，可以点击文档信息栏的【取消锁定】按钮。按钮状态更新代表取消锁定成功，其他人可以正常编辑此文件。

2.自动锁

在云盘（Windows桌面端）中，文件所有者或对文件有编辑权限的用户，打开文件后，文件会自动加锁，且在文件上会有一个锁的图标，关闭文件后会自动解锁，若是手动对文件加锁，关闭后也会自动解锁。

3.文件锁管理

用户可以点击【文件锁管理】页面快速定位和统一管理已锁定文件。文件锁管理页面列表显示所有被当前用户锁定的文件和当前用户拥有所有者权限的被锁定的文件，列表信息包括文件名称、所在位置、锁定者等。用户可以在文件锁管理页面将已锁定的文件取消锁定，或打开文件所在位置。

（25）为什么上传文件时会提示文件被查杀？

为了确保云盘资源的安全性，云盘内置实时杀毒功能，在上传文件时自动扫描文件是否包含病毒，如确定是病毒将会自动删除病毒文件。如需要恢复删除的病毒文件，请按照技术支持指引报障处理。

（26）为什么上传文件时会提示文件涉及非法内容，被隔离？

为了确保云盘合法合规使用，云盘内置敏感词过滤功能，在上传文件时自动扫描文件是否包含非法敏感词，如包含非法内容，文件将自动转移到隔离区，可到云盘客户端【文件隔离区】查看具体隔离原因。如需要还原包含非法内容文件，请按照技术支持指引报障处理。

（27）上传文件时提示空间不足？如何处理？

如云盘上传文件时提示空间不足，个人文档库可到客户端右上角头像查看剩余容量配额，部门文档库或团队云盘按照技术支持指引联系云盘管理员查看，空间不足建议优先清理无用数据，并且在回收站彻底删除，才能释放占用空间。

目前仅面向教职工或部门团队开放扩容申请，暂不支持学生账号扩容申请。

办理方式：在办事大厅流程“广外云盘申请”中办理。

（28）教职工离职后，云盘上的文件如何处置？

广外云盘用于存储以教职工身份履行职务，开展教学、科研、管理服务等公务活动为目的的数据。根据高校对知识产权归属惯例及聘用合同的约定，教职工离职时，应与原任职的院系或部门协商一致，妥善处置云盘上的数据与文件，严禁未经与原任职院系或部门协商擅自删除、篡改、拷贝公务云盘上的数据与文件。教职工离职后，其在云盘上的数据保留一年。

（29）云盘是否有上传文件大小限制及限速？

Web 客户端上传的文件大小不能超过5G，Windows 、Mac 客户端上传文件则没有大小限制。文件上传速率主要根据网络环境、用户端设备、服务器负载和上传下载文件大小等因素决定。

（30）电脑关机时，提示“云盘程序正在运行”？

Windows 操作系统在关机时如出现提示信息“ 云盘程序正在运行”，请检查客户端是否已完成文件同步，关机前文件资源管理器的当前目录不要在ShareCache下（包括不要在其子目录内）。如关机前退出或注销云盘客户端，则不会出现此提示信息。

（31）如何更改广外云盘的密码？

广外云盘的登录账号及密码使用学校的统一身份认证平台账号密码，如需要更改云盘密码，可登录学校统一身份认证平台修改。云盘密码不能在网盘系统中单独修改。

（32）文件数量超过20000个限制无法执行上传操作？

网页端和客户端会有上传文件数量的限制，请使用云盘客户端的同步盘功能上传文件。

（33）同步盘侧边功能位置异常，如何解决？

电脑在安装360安全卫士杀毒软件后对拦截云盘客户端导致云盘客户端侧边功能栏位置异常，可通过在360安全卫士软件的信任区加入云盘的缓存路径和云盘客户端安装路径解决此问题。

云盘客户端默认安装路径：C:\Program Files (x86)\AISHU

云盘缓存路径：在电脑右击云盘托盘图标->【广外云盘设置】查看缓存路径

（34）如何获得技术支持？

如遇到系统使用相关问题，可选择以下方式获得技术支持。

服务电话：现代教育技术中心系统运维部 36205988

在线报障：智慧广外→线上办事大厅→故障报修（应用系统/其他）