为进一步明确中心日常经费使用和报销流程，现就有关经费使用和报销程序，特制定以下指引和规范
第一章 经费开支申请流程
第一条 各科室在日常工作中需要支付的任何费用，均需先提交申请，并明示款项用途。采购物品需注明品牌、规格、预算单价、预算费用等基本情况。申请必须先经科室主任签字认可，再提交中心分管主任审批。预算费用在3千元以下的申请，经中心分管主任批准之后，即可付诸实施；预算费用在3千元（含）以上的申请，经中心分管主任批准之后，还需提交中心主任审批通过，方可付诸实施。
第二条 因紧急特殊情况，来不及提交申请、审批而产生的费用，也需在实施过程中按规定的流程进行口头汇报，事后须补办申请审批手续。
第三条 应尽可能利用OA平台的办公邮箱系统（正文）进行经费使用申请、审批。经中心主任或分管主任电子化审批通过的申请，在答复相关科室的同时，需抄送中心办公室和中心“一支笔”，以便于事后结算。
第二章 经费开支报销规定
第四条 在办理费用报销时，必须提供合法原始凭证（正式机打发票或财政票据），应具备以下内容：顾客名称（广东外语外贸大学）、填制日期、款项内容（用途）、数量、单价和金额、填制人或经办人的签名或盖章、盖有填制单位的发票专用章或财务专用章；票据填写字迹要清楚，不得涂改、挖补，大小写金额必须相符。
第五条 将合法有效的原始凭证在专用贴票单上分类粘贴，在第一张原始凭证的背面加盖“审批报账专用章”（蓝章），须由经手人、验证人签字，并注明票据张数、总金额、用途，具体填写要求如下：
1. 经费使用科室负责填写“经手”、“验证”、“票据张数”、“总金额”、“用途”栏；
2.“经手”、“票据张数”、“总金额”由项目申请审批和了解项目实施全过程的人员填写；
3.“验证”通常由科室主任负责，须依据：①已批准的费用申请报告（或合同）等资料；②项目完成的凭证资料，如：检修记录、送货签收单、验收资料等。
4. 在确认项目完成需要支付款项后，可在“验证”栏签字确认，并填写“用途”栏目；
5. 项目支出科室的中心分管主任，在审核上述环节正确无误后，也须在“验证”处签字确认；
6. 结算费用在3千元（含）以上的发票，还要有中心主任签字验证；
7.“审批”栏由中心“一支笔”签署。“一支笔”须对用款申请手续的完备性、需支付费用的合理性、付款的必要性进行认真审核。审核通过，方可签字确认。对存有疑问的项目和票据，可暂缓审批；
8.“项目卡号”由中心主任或中心“一支笔”或授权办公室报账人员填写。
第六条 经费报支要严格执行国家财经法规和学校财务处有关规定，当月的票据当月报销，最迟不得超过一个月。
第七条 购置教学用设备达800元、一般设备金额达500元须报增固定资产。由经手人填写资产报增单，经物管员、中心主任签字，交资产处报增后，凭报增单和发票办理报账。
第八条 在资金结算中，1000元（含）以上的大额开支必须开具支票，不能用现金支付。如属于特殊情况需要提前垫付的，可填写借款单办理支票预借手续。
第九条 各科室因公需要借款时，由借款人按规定填写借款单，经财务一支笔审批后，本人或交由办公室去财务处办理借款手续。借款人应在收到发票15天内办理报销手续，如收到财务处发出的催款通知，须在规定的日期前报账。
第十条 超过1万元的原始凭证上要有财务处长审批；超过5万元的要有分管副校长审批；超过10万元的要有主管财务的副校长审批。
第三章 各类支出费用报销程序
除符合上述第二条的所有报销规定之外，按不同支出类别分别依照以下要求办理：
第十一条 一般费用支出
包括日常办公费、交通费、设备维修费的支出等。
1）采购零配件、维修设备等必须有中心领导审批通过的申请报告。
2）办公用品、文具、配件等未写明详细项目名称的，必须附上购物清单并加盖销售单位的发票印章。
3）中心统一采购的零配件或小型设备，交由办公室物管员入仓库，领用时办理相应领用手续。
第十二条 差旅费
差旅费报销标准按财务处有关规定执行。
1）按学校差旅费相关规定，副高、副处以上可乘坐飞机，一般干部职工出差，如因时间紧急等特殊情况，需提前填写申请经校长批准后方可乘飞机。
2）借款或报销时，需附有经中心领导签批的会议通知；外出调研考察必须有中心领导审批通过的调研申请；
3）各科室因业务需要开展的学习交流研讨等产生的需报销的费用，结算时，须提供活动时间、地点、参加人员等材料。
4）预计费用超过一千的，需要提前办理借款手续；预支的差旅费，在出差人员返回7天内应结清。
5）出差人员应将符合报销范围的票据分类粘贴（不需加盖蓝章），并根据票据张数、金额填写市内或市外差旅报销单，并经财务一支笔审批后，送财务处出纳审核科报销。
6）可报销的费用包括：住宿费、会务费、城市间交通费、市内交通费等。详细报销金额范围见附件。
第十三条 误餐费及接待费。
1）公务接待一般由办公室按有关规定和标准统一安排。
2）因加班、监考、会务等服务中所产生的误餐费用，需提前报分管主任批准。误餐费用标准为平均每人每餐15元以内。
第十四条 科研费
1）图书、论文版面费等发票需交由科研秘书验证签字。
2）论文版面费报销需提供论文复印件2份，并交验原件；购买图书需提供购书清单，图书需交由办公室归档后，可办理借阅。
第十五条 探亲交通费
1）填写探亲申请单（可在人事处网站资料下载栏目下载），经中心主任审批通过后，交人事处副处长或劳资科科长审批。
2）将合法有效的原始凭证分类粘贴（不需加盖蓝章），根据票据金额填写市外差旅报销单，并经财务一支笔审批后，与探亲申请单一起送财务处出纳审核科报销。
第十六条 工会活动
1）文娱、体育等各项活动所需的经费支出，包括因校工会组织、安排的有关活动。中心工会应于期初拟定活动计划及经费预算，经工会主席核准后执行。
2）将产生的合法有效的原始凭证分类粘贴，在第一张原始凭证的背面盖“审批报账专用章”，由经手人、验证人签字，并注明票据张数、总金额、用途，并经工会主席审批后，送工会办公室报销。
第十七条 加班费及奖酬金
1）统一自制的原始凭证如“劳务酬金发放表”必须有制表人、审核人、财务“一支笔”签字和本单位公章。
2）中心教育信息技术培训课酬、数据中心和网络室夜晚值班、中心支付的监考费等相关费用，由负责科室或办公室人员制表、中心分管主任审核。费用在3千元（含）以上的还必须取得中心主任的业务审批签字、中心“一支笔”财务审批，方可办理发放手续。
注：上述各种单据，可在中心办公室领取。
第四章 其他规定
第十八条 中心以“预付款”方式，对采购物品、耗材的费用统一进行审批结算。在办理费用申请审批结算时，须提交相关订购凭证或预购合同，验证后定期核对，统计物品签收、使用等情况，为实际结算提供依据。
第十九条 中心以“后付款”方式，对采购物品、耗材的费用统一进行审批结算。在办理费用申请审批结算时，须提交相关物品签收使用登记、统计等材料作为结算依据。
第二十条 需报销发票经分管主任验证后，即可交由中心办公室集中统一办理审批及校财务报销手续，报帐次数一般为每周1-2次。
以上指引7月1日起开始试行，请各科室员工仔细阅读了解，并积极配合，遵照执行。
教育技术中心
2011年6月15日
附件：差旅费报销相关规定（详见广外大财[2008]关于印发《广东外语外贸大学差旅费管理办法》的通知）：
1）市内交通费
乘坐出租车到机场或者火车站的，可以报销其当日当次的出租车票。到机场的，单程最高限额在100元内据实报销；到火车站的，单程最高限额在30元内据实报销。乘坐飞机的民航机场管理建设费、燃油附加费和航空人身意外伤害保险费(限每人每次1份)，凭据报销。
2）出差补贴标准
伙食补助费：在省外出差，按出差自然(日历)天数实行定额包干，每人每天50元；在省内出差不发放伙食补助费，可以凭出差地的餐饮发票，按自然(日历)天数，每人每天50元以内的标准据实报销。
公杂费：出差人员的公杂费实行定额包干，用于补助市内交通、文印传真、长途固话等支出，按出差自然(日历)天数，省内省外同一标准，每人每天30元。
3）住宿费标准
正副高、正副处级人员：每人每天300元；其余人员：每人每天150元。若会议期间统一安排住宿，并在会议通知中注明住宿自理的，其住宿费用超过规定上限标准的，凭有效合法票据据实报销。各单位安排的因公出差人员不属于参加会议的，其住宿费用超出规定上限标准部分，由个人自行承担。
4）市内误餐补贴
在市内参加会议，超过下班时间不能赶回本单位或家中就餐，又不能在参会单位用餐，而必须在外就餐的，可领取误餐费，每餐补助标准为20元(限午、晚餐)
学校主站
主任信箱
